27 November 2020 Bons plans, informations, conseils

Comment faire face aux factures impayées ?

Pour assurer le bon fonctionnement de la relation client-fournisseur, il est essentiel d’instaurer une communication transparente et une confiance absolue entre les deux parties. Pour y arriver, la première chose à faire est de respecter les engagements contractuels pour la première partie et, essentiellement, le respect des paiements pour l’autre partie.

Le recouvrement est un sujet sensible pour beaucoup de chefs d’entreprises, et cela peut se traduire par des situations conflictuelles et anxiogènes. Les impayés peuvent avoir un impact négatif sur une entreprise et donc sa trésorerie.

Voilà pourquoi cette tâche tant redoutée, mérite toute votre attention et cela dans les meilleurs délais.

Quelles sont les raisons d’une facture impayée ?

-Cela peut paraitre évident, mais votre base de données clients est-elle à jour ? Une facture non réglée n’est pas forcément un acte volontaire de la part d’un client. Assurez-vous avant tout d’avoir des coordonnées à jour afin d’être sûr de la bonne réception de toutes vos factures et correspondances.

-Vos échéances de règlements sont-elles cohérentes ? La facture transmise à votre client doit comporter le délai sous lequel ce dernier doit s’acquitter de la prestation de service ou du produit. Certains entrepreneurs déterminent un délai de paiement assez long en optant pour une date d’échéance à 60 ou 90 jours par exemple. Cette échéance de règlement est très longue, et peut avoir pour effet négatif que votre facture passe tout simplement aux oubliettes, ou bien qu’elle soit payée avec du retard surtout si vous avez à faire à un client peu à cheval sur les délais de paiements.

Il est préférable, si votre activité le permet, d’exiger un règlement à réception de facture. Votre trésorerie ne s’emportera que mieux.  

-Un litige se cache t’il derrière ce retard de paiement ? Bien souvent un client mécontent a tendance à bloquer volontairement ses paiements estimant que le produit/service ne correspond pas ou plus à ses attentes. Des problèmes techniques, des retards de livraisons etc…peuvent alors venir entacher vos relations et par conséquent votre trésorerie. Parfois, une simple visite ou un appel téléphonique peut désamorcer cette tension. Mais si le problème est plus sérieux et ne trouve pas d’issue amiable, mieux vaut laisser cette opération délicate à un prestataire externe comme un cabinet de recouvrement spécialisé.

-Enfin, l’une des raisons les plus récurrentes responsables du non-paiement de factures, réside dans l’état de santé financière de votre client. Certaines sociétés connaissent des problèmes de trésorerie et ne peuvent donc s’acquitter de leurs factures dans les délais. Pire encore, certaines d’entre-elles iront jusqu’au redressement judiciaire ou voir une même liquidation judiciaire. Si vous avez clairement identifié ce problème financier chez l’un de vos clients débiteurs, l’action la plus importante est votre réactivité afin de recouvrer la créance dans les meilleurs délais. 

Quelles sont les conséquences d’une facture impayée ?

Une facture impayée constitue une perte financière importante pour une société. Notamment pour les petites entreprises qui reposent une grande partie de leur chiffre d’affaire sur les facturations en cours. En faisant face à un ou plusieurs impayés, c’est la pérennité de ces petites entreprises qui est en jeu.

Les grandes entreprises aussi sont bien évidemment touchées par les retards de paiements. Les enjeux sont différents par rapports à une petite structure, mais l’impact financier peut avoir des répercussions différentes sur du long terme.

Du côté du client débiteur, les factures impayées provoquent également une perturbation au niveau de sa gestion comptable, il devra s’acquitter des pénalités de retard de paiement prévues par la loi lors du recouvrement de ses dettes.

Comment traiter une facture impayée ?

Une relance de facture impayée constitue toujours un désagrément pour les fournisseurs, les prestataires de service, ou les chefs d’entreprises. Effectivement, cela peut vite devenir un sujet sensible et notamment une source d’angoisse pour les chefs d’entreprises qui ne savent pas comment réagir ou qui n’osent pas relancer leur client.

Toute entreprise se doit d’avoir une procédure de relances de factures impayées, automatisée ou non. Pour commencer, un simple appel téléphonique ou courrier/mail de relance pour rappeler au client qu’il est en retard de paiement ; s’il s’agit d’un oubli il s’exécutera immédiatement. Si la raison est autre, comme vu au début de cet article, il faudra passer au niveau supérieur en adressant au débiteur d’autres relances dont une avec mise en demeure. Ces correspondances seront à conserver précieusement car elles constitueront votre dossier si vous décidiez d’entamer une procédure contentieuse.

Il est également possible de proposer un échéancier à votre client débiteur, mais elle ne doit pas être mise en place à la légère et être étudiée en fonction de son profil. Cette alternative a des avantages pour les deux parties : elle permet au fournisseur de recouvrer la totalité de sa créance certes sur une plus longue période mais évite de rentrer dans une procédure incertaine longue et couteuse. Le client évite également des frais de pénalités de retard de paiement et de procédure contentieuse. C’est gagnant/gagnant.

Les stratégies à adopter sont nombreuses pour gagner en efficacité :

  • Ne pas perdre de temps, il faut être réactif car un impayé traité rapidement a plus de chance d’être recouvré.
  • Connaître les raisons de l’impayé pour agir efficacement
  • Mettre en place un process de relances
  • Avoir des conditions générales de ventes (CGV) détaillées sur lesquelles s’appuyer en cas d’impayés
  • Etudier la solvabilité du client/prospect en prévention
  • La meilleure alternative, notamment pour les TPE, reste la sous-traitance par le biais d’un prestataire expert dans ce domaine.

Si vous aussi vous rencontrez des problèmes d’impayés, ou bien n’avez tout simplement pas le temps de traiter cette tâche primordiale qu’est le recouvrement, n’hésitez pas à nous contacter. Nous saurons vous proposer une solution adaptée en fonction de votre activité et du profil de vos clients.  Nos prestations se veulent personnalisées et sans engagement de durée, découvrez-les en suivant ce lien https://le-bon-entrepreneur.fr/

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